日々の業務において事務処理を効率化するため、多くの企業や団体ではプリンタやスキャナー、コピーなどの機能を備えた機器が使われている。こうした機能を一台に備えているのが複数の役割を果たす複合的な機械である。この機械は、標準でコピー、プリント、スキャン、ファクスの四つの機能を兼ね備えているケースが多い。また製品によっては無線接続やクラウド対応など、多様なオプションが標準装備になっている場合もある。利用の形態には短期での導入から永続的な運用までさまざまなパターンが存在しており、とりわけリースという契約方式が普及している。
リースとは、一定期間機械を賃貸契約で貸し出し、その期間内は所有権はメーカーあるいはリース会社側にあり、利用者は月額の料金を支払って使用する仕組みである。購入とは異なり、初期投資が抑えられ、保守や点検もリース契約に含められていることが多い点で、管理やコストの面で魅力的という受け止め方が広がっている。このリースを選択する場合、初心者が確認すべきポイントには月額費用がある。リース契約における月額料金は、主に機種のグレードや搭載機能、本体価格に連動して決定される。すなわち高機能な機械や処理速度の速い機種、高画質モデルほど月額設定は高くなりやすい。
また、インクやトナーなどの消耗品代金、メンテナンス、定期点検費用が月額に含まれるかどうかで、最終的な支出額も変動する。さらに、月額費用は実際の利用状況に左右されることが多い。契約前に通常月間でどの程度のコピーやプリントが発生するのか、スキャニングやファクス機能をどれほど活用する予定かなど、業務実態に基づく予測が必要となる。月間の枚数、いわゆるカウンター料金といわれる一枚ごとに発生する料金設定になっている契約もあるため、予定枚数を想定しそれに見合った契約内容を選ばなければならない。また契約年数についても慎重な判断が求められる。
標準的なリース期間は五年設定となる場合が多いが、三年や七年などプランによって期間は柔軟に設定可能である。期間中は途中での解約が難しい場合もあり、この点も十分な考慮が重要となる。導入後に業務内容やスタッフ数の変動などで機械の用途や必要枚数が変わった場合、柔軟な対応をするためプランや契約内容をよく比較してから最適なものを選択するべきである。複合機の導入の際には、ランニングコストの全体像も把握しておく必要がある。例えば本体以外のトナー代やメンテナンス費、保守契約、場合によっては修理費用など、予想外に大きな出費になることもあり得る。
こうした点において、リース契約では万が一のトラブルや故障時に優先的なサポートや代替機の手配などがパッケージにされることもあり、運用リスクを軽減できるという側面が評価されている。通常消耗部品の交換や訪問による不具合点検なども含まれ、「いざという時も安心」という心理的メリットもある。選定時には希望する機材の対応枚数や処理速度、カラー印刷のクオリティ、スキャン解像度など、多くの要件を事前に整理することが望ましい。また、設置スペースも実際の業務現場を確認し、搬入から稼働後のメンテナンススペースも考慮して検討を進める必要がある。加えて、セキュリティ対応については見落とされがちだが、情報流出の防止やセキュリティ機能の標準装備も選択肢のひとつという認識が広まっている。
情報端末との連携や一元管理機能、クラウド上でのドキュメント管理など最新技術導入の観点も無視できない。もう一つの検討材料は「月額費用」の妥当性である。一見したところ本体価格が高額なモデルもリースによる分割支払いならば月々の負担が軽減され、費用対効果の観点から良い選択となる例もある。一方、低価格帯の機種でも使用枚数が多く高頻度にメンテナンスが必要な業種では、結果的にはコスト高になることもある。したがって初期投資よりも、総合的な運用コストまで含めて比較検討する視点こそが重要である。
事業規模や業種により適切な設備は大きく異なるが、リース契約による複合機導入は、多忙な事務作業の現場や、IT機器を効率的に管理したい事業者に適した選択肢とされている。コストパフォーマンスや業務効率の両面から、自社のニーズや使い勝手を多角的に評価し、適切な契約方式や料金プランを見極めることが、スマートな業務運用への第一歩となる。プリンタ、スキャナー、コピー、ファクスの機能を一台で担う複合機は、業務の効率化を目指す多くの企業で導入が進んでいる。近年、こうした機器は無線やクラウド対応などの最新オプションも備え、運用形態としてリース契約が主流となっている。リースは初期投資を抑えつつ、保守や点検も含まれることが多いため、管理やコスト面で好まれている。
ただし月額費用には注意が必要であり、機種や機能、本体価格による差のほか、消耗品やメンテナンス代の有無でも変動する。コピーやプリントの実際の利用枚数によってはカウンター料金が発生するため、自社の業務実態を把握し、必要な台数や利用機能を具体的に想定することが不可欠だ。さらに、リース期間は通常三〜五年が設定され、途中解約が難しい点も慎重な検討が求められる。ランニングコスト全体も忘れず確認し、トナーや修理費、サポート内容も加味して総合的に判断する必要がある。導入前には設置スペースやセキュリティ、最新技術との連携可否なども検討し、最適な料金プランを選ぶことが賢明だ。
業種や規模に応じた複合機のリース活用は、費用対効果と業務効率の両面で大きなメリットをもたらす。