数多くのビジネスシーンで幅広く活用されている機器の一つが、印刷・コピー・スキャン・ファクスなど複数の機能を１台でこなすことのできる事務用機器である。事務処理の効率化、省スペース化、さらにコスト削減の観点からも企業や各種団体で欠かせない存在となっている。この機器は多彩なメーカーから各種モデルが発売されており、用途や企業規模、利用頻度などによって最適な１台を選定することが求められる。ビジネス用途において、この機器の導入方法として主流となっているのが「購入」と「リース」の二通りだ。購入の場合はまとまった初期費用がかかるが、長期的には所有権が得られるため経費を抑えやすい。
ただし、短期間でモデルチェンジが進むため、数年後には機械自体の性能的な陳腐化や保守対応の不安が否めない。一方、「リース」は初期費用が不要で月額の定額支払いにより最新機種や高性能モデルを気軽に利用できることが最大の特徴である。定期的な入れ替えや修理・保守サポートもリース会社が担当してくれるため、社内リソースの負担軽減にもつながる。多くのユーザーがリース契約を選ぶ理由としては、まず導入時点で大きな資金を必要としない点が挙げられる。この月額支払い方式によって、経費を平準化できるため資金繰りがしやすく、経営計画も立てやすい。
支払いプランや契約年数、保守・修理の対応範囲なども柔軟に選択できるため、自社に最適な契約条件を設計可能である。また、税務面でも月額費用として損金算入できることから、経費処理の面でも優れている。使用頻度や業務内容によっては、機械のスペックや性能は大きく異なる。印刷スピード、カラープリントの対応、給紙の容量、原稿の自動送り装置など各種付加機能も重要だ。リース契約では機器選定の際、販売店やリース会社から専門的な提案やアドバイスを受けることができ、実際の運用に最適なモデル選びが容易になる。
また、故障やトラブル時の対応も点検・診断・部品交換も含めてリース契約に組み込まれているため、稼働停止による業務遅延のリスクも最小限に抑えられる。もう一つの大きなメリットは、機器入れ替えの容易さにある。新たに優れた性能や便利な機能を備えた新型モデルが登場した場合、リース契約満了後すぐに新機種への乗り換えが可能だ。業務効率化や印刷・スキャン品質の向上につながるだけでなく、省エネルギーや地球環境負荷の低減といった面でも先進的な技術を絶えず活用できる。複合機本体以外にも運用コストは発生する。
代表的なものとしては消耗品費用、用紙代、電気代などが挙げられる。ここでもリース契約の場合、消耗品の定期交換や定額プランへの組み込み、まとめ買い割引などによって費用の最適化が図れる。保守契約やメンテナンス費用も予算化しやすい。現場でよく起こるトラブルとして、紙詰まり・印刷ムラ・スキャナ不調などがあるが、これも専用サポートによってタイムリーに解決することで、日常業務に大きな支障をきたしにくくなっている。オフィスづくりや業務環境の最適化を進めるうえで、余計なスペースや配線コスト削減の観点からも、複数機能を統合した本機器の採用は実用的である。
１台であれば管理も楽、セキュリティ設定や利用者ごとの権限設定、ログ記録など情報漏洩対策も充実させやすい。さらに、近年ではネットワーク対応やクラウド連携機能が拡充しており、オフィス以外の拠点や在宅ワークに従事するスタッフともシームレスにデータ共有・出力ができる体制作りが重要視されている。実際の現場では、初めて事業を立ち上げる場合や印刷頻度が見えにくい組織、またモバイルワークを意識したフレキシブルな業務体制を取る企業で機器導入の検討が多い。一定量以上の書類印刷や電子化業務、店舗ポップやカタログ作成などが必要な場合には、細かなニーズに対応した機器選定と月額費用管理がポイントとなる。こうしたリースによる時間コスト削減やトラブル・メンテナンスに関する心配の軽減は、本来注力するべきコア業務にリソース配分しやすくなるという効果も大きい。
また、リース契約を結ぶ際には契約期間中の中途解約条件や途中での増設・交換対応の柔軟性、契約終了後の本体返却方式（引き取り、据え置き型リース、オプション付きプランなど）が詳細に取り決められているかも事前に確認しておく必要がある。月額だけが安価でも付随するオプション費用やサポート体制の内容によっては、結果的にトータルコストが割高となる場合もある。各サービスの内容を十分比較し、自社のビジネス規模や将来的な運用拡大計画も視野に入れた機器・契約選びが求められる。事務処理の現場変化とともに、紙文書の管理から直接デジタルデータへの変換、社内外システムとのデータ連携など求められる役割も変化してきた。こうした背景を踏まえ、オフィス環境に最適な本機器とリースによる月額コスト管理の両面に注視しつつ運用体制を整えていくことが、競争力の維持・強化とスムーズな業務遂行には不可欠と言える。
ビジネスシーンで多機能な事務用機器、いわゆる複合機は印刷・コピー・スキャン・ファクスなどの機能を一台に集約し、業務効率化や省スペース化、コスト削減に欠かせない存在となっている。導入方法には「購入」と「リース」の二種類があり、リースは初期費用が不要で、最新機種を月額定額で利用できる点が大きなメリットである。リース契約では資金繰りがしやすく、経費も平準化しやすいことから、多くの企業が採用している。さらに、保守や修理、機器の入れ替え、消耗品管理などもリース会社のサポートに含まれ、業務負担やトラブルのリスクを低減できる。最近ではネットワークやクラウド連携機能も拡充され、拠点間やテレワークでもシームレスな運用が可能となった。
契約時には費用やサポート内容、契約期間・解約条件を詳細に確認し、自社の業務内容や将来計画に合った機器選定と契約設計が重要である。オフィスのデジタル化や業務形態の変化に応じて、複合機とリースの適切な活用が企業の競争力維持や効率的な業務運用に大きく寄与するといえる。複合機のリースのことならこちら